home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The World of Computer Software / The World of Computer Software.iso / ont_pay3.zip / README.TXT < prev   
Text File  |  1993-01-22  |  9KB  |  214 lines
  1.                          ONTARIO PAYROLL 3.0
  2.                       (c) 1992,1993, John S. Macera
  3.  
  4.                      WHAT'S NEW - December 1992
  5.  
  6.         As expected, the Ontario government has again changed the Provincial
  7. payroll deductions effective January 1, 1993.  
  8.  
  9.         Replace your existing  PAYROLL.EXE  with the new program
  10. PAYROLL.EXE and  PAYVARS.DAT  with the revised  PAYVARS.DAT  file.
  11.  
  12.  
  13.  
  14.      The files included in this package are:
  15.  
  16.         1.      PAYROLL.EXE     - THE PROGRAM
  17.         2.      README.TXT      - THIS FILE
  18.         3.      PAYVARS.DAT     - ASCII DATA FILE OF TAX VARIABLES
  19.  
  20.      REQUIRED:  256k, COLOUR (preferred) or MONOCHROME MONITOR.
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.                               WARRANTY
  26.  
  27.        Simply put, there is NO warranty of any kind, express or
  28. implied, including without limitation, any warranties of
  29. merchantability and/or fitness for a particular purpose. By using
  30. this program, you expressly agree that the author shall not be
  31. liable for any damages, whether direct, indirect, special or
  32. consequential arising from a failure of this program to operate
  33. correctly or in any manner described herein or desired by the user.  
  34. The author shall not be liable for any damage to data or property
  35. which may be caused, directly or indirectly, by use of the program.
  36.  
  37.  
  38. IN NO EVENT WILL THE AUTHOR BE LIABLE FOR ANY DAMAGES, INCLUDING ANY 
  39. LOST PROFITS, LOST SAVINGS OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL 
  40. DAMAGES ARISING OUT OF YOUR USE OR INABILITY TO USE THE PROGRAM, OR
  41. FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY.
  42.  
  43.  
  44. -----------------------------------------------------------------------
  45.  
  46.  
  47.                             SHAREWARE
  48.  
  49.         This program is provided at no cost for its use.  If you find it
  50. useful, you can send a donation of $10.00 to the author.  This will
  51. inspire me to continue to provide updates of the tax data, which is about
  52. twice a year, and program modifications.  If you have a special request
  53. for a particular program modification, send me a note by mail and I'll do
  54. my best to answer your request.
  55.  
  56.  
  57.  
  58. -----------------------------------------------------------------------
  59.  
  60.  
  61.                         Using Ontario Payroll
  62.  
  63.  
  64. NOTE:  It is important to make a backup of the program file
  65.  << PAYROLL.EXE >>  and the data file << PAYVARS.DAT >> !!
  66.  
  67.  
  68. 1.     ADD EMPLOYEE 
  69.        
  70.        If this is the first time you have used the program, you must
  71. first add employees.  A screen for adding new employees appears.  The
  72. SIN number is verified using the standard modulus 10 check digit formula
  73. which is used and approved by REVENUE CANADA.  All employees are
  74. automatically sorted in alphabetical order (great for T4 preparation).
  75. Annual salary is entered, as well as TD1 deductions for 1993 (basic
  76. deduction for 1993 is 6456.00), taxable benefits (if any) per cheque,
  77. other deductions per cheque, and other TD1 information.  If a
  78. termination date is entered, the wages routine will by-pass that
  79. employee after the termination date.  If a salary review date is
  80. entered, the program will beep when the review is due or overdue for
  81. a particular employee.
  82.  
  83. OWNER - Business owners do not pay UIC for themselves, and are not
  84. entitled to collect UIC.  If you are the owner, or own more that 40%
  85. of the voting shares of a business, and are on the payroll, simply
  86. list your JOB DESCRIPTION, in columns 1-5 of the field, as  OWNER. 
  87. Any other words can appear in the remaining field locations of the
  88. job description.  The UIC calculation will be  00.00 for such
  89. entries, so do not use the job description  OWNER  as the first word
  90. in a job description for non-owners.
  91.  
  92.  
  93. 2.     ENTER WAGES 
  94.  
  95.        The pay period wage, together with all deductions, is
  96. calculated and displayed in a second window.  The date, gross pay,
  97. taxable benefits, other deductions, cheque number can all be altered
  98. from the expected actual amount using the up and down arrows.  The
  99. date automatically increments to the next pay period date unless
  100. manually altered.  The cheque number automatically increments unless
  101. manually altered.  New tax, CPP, UIC deductions are automatically
  102. calculated if the gross pay or a taxable benefit is manually changed
  103. for a particular cheque.  If the pay cheque is the same as the last
  104. pay cheque for the particular employee, all you need to do is press one
  105. key - the < F10 > key.  To by-pass an employee, simply press < F5 >.
  106. Bonus, overtime, and retroactive payments can be made by using  <ALT B>
  107. to enter the Bonus mode.  The number of pay periods is displayed.
  108. Valid pay periods are 26, 27, 52, or 53.  The default number of pay
  109. periods is the number set in the  << PAYVARS.DAT >>   ASCII
  110. data file.  It can be changed using command line input.  For example,
  111. type  PAYROLL 52  for weekly pay periods.  Typing << PAYROLL >> is
  112. the same as typing  << PAYROLL 26 >> unless the Variable << P >> is
  113. changed in the << PAYVARS.DAT >> file.  It can also be changed through
  114. the  CHANGE VARIABLES  routine from the main menu.
  115.  
  116. CALCULATOR  - When in the WAGES screen, use  <ALT> C  to invoke a 16
  117. significant digit calculator.  Only 2 decimal digits are displayed. 
  118. The total of the calculations will remain displayed after exiting the
  119. calculator mode by using the ESC key.  Use + to add, - to subtract, *
  120. to multiply, / to divide, and C to clear.
  121.  
  122. BONUS PAYMENTS - RETROACTIVE PAY - OVERTIME
  123.  
  124.        When a separate cheque is used for a bonus, retroactive pay,
  125. or overtime pay, while in the WAGES menu, press  <ALT> B  (that is,
  126. hold down the  ALT  key and press the  B  key).  A special
  127. calculation is performed for the foregoing types of payments.  More
  128. income tax is deducted, and the limits for CPP are different.  The
  129. program stays in the  BONUS  mode for only that particular employee. 
  130. Other employees can be by-passed using the < F5 > key, or a BONUS
  131. payment can be calculated for them by again using the  <ALT> B  key. 
  132. To escape from the  BONUS  mode, use the  <ALT> B  key again (it is a
  133. toggle between normal mode and BONUS mode).
  134.  
  135.         In addition, if the amount of the cheque is less than the UIC
  136. minimum amount, the program will prompt for the number of hours worked
  137. to determine if UIC should be paid by the employee.
  138.  
  139.  
  140. 3.     MODIFY EMPLOYEE 
  141.  
  142.        First, an alphabetical list of employees appears, and this can
  143. be scrolled by the up and down arrow keys to select an employee. Use
  144. this option to change gross annual pay, termination date, new
  145. address, new TD1 deductions or other deductions, etc.  << F10 >> saves
  146. changes; << ESC >> aborts.
  147.  
  148.  
  149. 4.     PRINT PAYSLIPS
  150.  
  151.        Prints, in condensed print, the payslips for a given date. 
  152. Currently supports HP laser jet codes, and IBM proprinter codes. The
  153. printer type can be changed through the ascii data file  PAYVARS.DAT 
  154. or through the CHANGE VARIABLES  routine from the main menu.  [ The
  155. only special printing features used are small print (from 15 to 20
  156. cpi) ].
  157.  
  158.  
  159. 5.     HOLIDAY/SICK DAY
  160.  
  161.        First, scroll employees and select.  The yearly calendar
  162. appears, with the cursor on today's date.  The ENTER key selects a
  163. date and displays the date at the bottom of the screen, while the
  164. date selected is highlighted.  The 4 arrow keys can be used to scroll
  165. around the calendar, as well as F1 to select either the first 6 or
  166. last 6 months.  ESC aborts selections. << F10 >>moves the cursor to
  167. the bottom of the screen to the selected dates, at which time you
  168. select one of 4 choices per date (default is a full sick day):
  169.  
  170.             (1)  BLANK  H    - full day holiday
  171.             (2)  2H          - 1/2 day holiday
  172.             (3)  BLANK  S    - full sick day
  173.             (4)  2S          - 1/2 sick day
  174.  
  175.        A particular day can only be selected once.
  176.  
  177.  
  178. 6.     MONTHLY TOTALS 
  179.  
  180.        Print this out monthly.  Tells you how much you have to pay to
  181. the Receiver General on the 15th for withheld and employer
  182. contributed CPP, UIC, Income Tax.  Also tells you if Ontario health
  183. tax is due, and if so, when, and how much.  Gives you all the other
  184. totals.
  185.  
  186.  
  187. 7.     REVIEW PAYSLIPS
  188.  
  189.        First, you select the employee.  Payslips will be displayed in
  190. turn by using the ENTER key until there are no more for that employee.
  191.  
  192.        Payslips can be deleted by using the <ALT> D key when the payslip
  193. is displayed.
  194.  
  195.  
  196. 8.     PRINT EMP. PAGES 
  197.  
  198.        This will print all the payroll data and holiday/sick day data
  199. for all employees from the beginning of the year to date.  Generally,
  200. there is only 1 page per employee until near the end of the year.
  201.  
  202.  
  203. 9.     DISPLAY HOLIDAYS  
  204.  
  205.        Totals and displays the holidays and sick days for a selected
  206. employee on the calendar by differential highlighting of the days.
  207. A colour monitor is really advantageous.
  208.  
  209. A.     CHANGE VARIABLES
  210.  
  211.        Once the program has been loaded, use this routine to change
  212. the default printer or the number of pay periods.
  213.  
  214.